Forbedringsforslag landsmøter

Landsmøtet 2013-03 var veldig bra, en stor takk til Håkon, Opera og alle andre som var med på å arrangere. Som en iterativ tilnærming til landsmøtet - her er en ønskeliste over ting som kan gjøres enda bedre ...

= Administrasjon/organisering =


 * Alle forberedelser må begynne så tidlig som mulig; sett datoer tidlig/frem i tid etc.
 * Bedre admin-rutiner ved utsendelse av (haste)meldinger til alle påmeldte/alle medlemmer: 1) Tech må være klare og villige til å videresende beskjeder som haster for folk som sliter med å komme gjennom til medlemmene, 2) sette opp listserveren til å respektere og forholde seg til From:-feltet, slik at alt avsender behøver å gjøre er å sette inn sin @piratpartiet.no-adresse i From:-feltet (og evt. i Reply-To:), og at listserveren sjekker avsender i From: og godkjenner posting ut fra det.

= Materiell =


 * Kjøpe inn noen håndholdte "piratflagg" (noe tilsvarende i størrelse som de håndholdte norske flaggene folk bruker 17. mai) - Bruksområde: Når noen går foran og viser vei for en stor gjeng pirater, så kan disse veiviserne holde flagget opp så folk ser hvilken retning de skal gå. Kan også brukes på restauranter osv. for å vise hvor piratene sitter.

= Innkalling =


 * Innkallingen må være tilgjengelig på wiki og/eller via navigasjon fra piratpartiets forside.
 * Alt av tidsfrister for innmelding av forslag og saker må være konkret spesifisert i eposten. (Det kom som en liten bombe på flere av oss at vi ikke hadde flere valgalternativer enn de forslagene som var meldt inn).
 * Delegatene bør oppfordres til å ta med laptop.
 * Innkallingen må spesifisere at i tilfelle teknisk svikt vil bare oppmøtte delegater innvilges stemmerett.
 * Fastsette dato og sted noen måneder i forveien, slik at de som bor lengere unna får tid til å ordne seg fri og få greie priser på flybillett (Står det ikke noe i vedtektene om når innkallingen skal sendes ut? Kanskje vi trenger en vedtektsendring?  Det kan slenges inn her: Forslag til saker landsmøte 2013-06)

= Saksdokumenter og dagsorden=
 * Forslag som meldes inn må være lett tilgjengelig både før og under møtet (i.e. på wikiside, pluss sendt ut til medlemmene etter at fristen for å melde inn forslag har løpt ut). Innmeldte forslag bør ikke komme som en bombe under landsmøtet - idéelt sett bør forslagene allerede ha vært gjennom en viss digital debattering og kvalitetssikring forut for møtet.
 * Dagsorden må være tilgjengelig online og oppdateres i sanntid under møtet dersom det skjer forskyvninger eller omrokeringer.
 * For å få så ryddig saksbehandling som mulig, må alle saksdokumenter som skal diskuteres være tilgjengelig for landsmøtedelegatene en god stund før landsmøtet starter. Gjerne to-tre uker, slik at alle har god tid og mulighet til å sette seg inn i hva man skal ta opp.
 * Lokallag, fylkeslag og medlemmer bør oppfordres til å fremme uttalelser de ønsker at partiet skal innlemme i sin politiske portefølje. (Jo mer politikk vi diskuterer med hverandre, jo bedre blir vi alle sammen!)

= Fysiske lokaler =


 * Infrastruktur for kaffe, te og kakao bør være testet ut på forhånd :-)
 * Det må være testet ut om nettinfrastrukturen kan håndtere alle delegatene.
 * Det bør være organisert nok skjøteledninger til at alle får strøm til utstyret sitt.
 * Noe slags form for garderobeløsning. :-)
 * Lunchtidspunkt, lunchmeny og evt lunchkostnad bør være kjent for deltakerne forut for møtet
 * Det var et whiteboard i lokalet som ble brukt til wifi-passord. En slik tavle burde kanskje stått litt mer sentralt, og blitt brukt også for kort-URL'er, andre passord, etc.
 * Video av slides fra prosjektøren fungerer veldig dårlig. Alt som vises på prosjektør bør være tilgjengelig på nett, og URL'er kan slenges på chat-kanal e.l.  Kanksje det er mulig med en teknisk løsning slik at alt som vises på prosjektør streames separat.
 * De som holder presentasjoner bør helst ikke stå foran prosjektøren, og heller ikke stå på en slik måte at de blokkerer utsikt til slides for de som sitter ytterst.
 * Crèche-tjeneste :D (Øystein Jakobsen gjorde en glimrende jobb under verktøysdebatten)
 * Vi bør ha en talerstol eller mikrofoner som kan sendes rundt - diskusjoner fra overalt i salen er ikke like lett å få med seg for alle, og det kan lett bli for lav lyd til at pirater utenfor landsmøtesalen kan følge med i ordskiftene.
 * A4/A5-ark med delegatnummer som kan brukes for å tegne seg til talerliste og ved avstemminger.
 * Møtelokaler der alle får bord foran seg. Uten bord er det mange ting som lett forsvinner under pauser.
 * Den som setter seg ved/rett bak videokameraet påtar/pådrar seg en aktiv rolle mht. å holde videokameraet stilt i fokus på dem som taler, og helst også snu kameraet mot salen når det kommer innlegg fra salen.

= Fjerndeltagelse og avstemminger =


 * Elektronisk avstemming basert på BYOD funket dårlig; skal man ha digital avstemming må løsningene være gjennomtestede forut for landsmøtet (og folk må evt forhåndsregistrere seg).
 * Man må få til en registreringsløsning for fjerndeltakende stemmeberettigede medlemmer på landsmøtet, slik at disse kan avgi stemmer på nett, og slik at man får verifisert at ingen oppmøtte delegater blir i stand til å avgi dobbeltstemme dersom man benytter håndsopprekning i møtelokalet.
 * Man trenger en offisiell chat-løsning (i.e. IRC med webgrensesnitt, slik det ble gjort under videostreamingen søndag).
 * Man trenger en person (helst en ekstern person som ikke også har "ansvar" for å fremme egne meninger på møtet) som kan være offisielt bindeledd mellom IRC og det fysiske landsmøtet, dvs svare på spørsmål på IRC og fremme synspunkter fra IRC-kanalen muntlig i møtet.
 * Refereringen bør skje så nært sanntid som mulig, slik at fjerndeltakere kan følge med på hva som foregår uavhengig av videostreaming.
 * Pad er et godt hjelpemiddel til å føre referat underveis
 * Referatet bør flyttes til wiki så snart landsmøtet er over - dette er essensielt da pad'en i praksis gir alt for dårlig versjonskontroll.

= Møteledelse og dagsorden =

Vi trenger et klart slutttidspunkt som må overholdes, slik at de som skal rekke tog/fly kan være med på de siste avgjørelsene. (hvordan kan man praktisk forhindre at man blir sittende på overtid? Er det nok å foreslå her at man er streng på å sette strek, eller er det nødvendig med reglementsendring?)

Debatt
Debatt gjøres med en taleliste til en talerstol. Debatten består av innlegg, replikker og saksopplysninger. Hvert innlegg kan ha to replikker, to saksopplysninger, samt en svarreplikk (av den som ga innlegget) til slutt. Dersom innlegget har en direkte henveldelse har vedkommene rett til første replikk.

Møteleder tegner folk til talelisten, og leser alltid opp nestemann som har innlegg slik at de kan gjøre seg klare (komme til talerstolen). De som får replikk går automatisk ned til talerstolen når de får bekreftelse av møtelederen at de har fått replikken.

For å spare tid er det ikke anledning til å komme med innlegg og replikker som kun bekrefter at man støtter eller er i mot forslagene uten at det kommer med nye argumenter.

Avstemning
Når man starter avstemning er det ikke muligheter for å endre det som skal stemmes over internt i punktet på dagsorden. Det er heller ikke anledning til å tale til forsamlingen (dvs på talerstolen, eller til alle i salen under ett) bortsett fra for de som leder avstemningen om framgangen i avstemningen. Dette for å unngå forvirring og at folk blir påvirket av andre under avstemningen (slik at de som stemmer tidlig stemmer anderledes enn de som stemmer seint).

= Festivitas =


 * Pris/egenandel på resturantbesøk bør være forhåndsspesifisert.
 * Noen mener at man bør velge et sted hvor det er mulig å få kjøpt godt og/eller billig fatøl; men andre mener at dette vil medføre en utilbørlig innskrenkning/eliminering av restauranter med god mat, og vi er nok også flere som ikke liker øl.
 * Man bør forsikre seg om at feststedet har god nok nettinfrastruktur. :-)
 * (Evt. organisere landsmøtefesten som et lukket arrangement - men man må være veldig forsiktig mtp. alkohol og mindreårige).