Referat fra sentralstyremøte 2015-04-02

'''Sentralstyremøte 2. april 2015 klokken 21.00'''

Tilstede: Gorm Hanssen, Thomas Gramstad, Tale Haukbjørk Østrådal, Manuel Lains, Daniel Davidsen, Lasse Gregersen (kom 21:38)

Fraværende: Øystein Middelthun

Møteleder: Tale Haukbjørk Østrådal

Referent: Gorm Hanssen

Godkjenning av innkallelse og agenda
Manuel spør hvor innkallingen egentlig kom. Tale forklarer at det forrige styret vedtok å ha ukentlige styremøter, slik at vi ikke trenger kalle inn til møte hver uke. Det nye styret vedtok for to uker siden å flytte møtetiden fra tirsdager 19.30 til torsdager 21.00. Disse to styrevedtakene erstatter da en ukentlig innkalling på mail.

[Enstemmig Godkjent]

Godkjenning av referatet fra styremøtet 26.03.15
Thomas ønsker følgende protokoll-tilførsel til avstemningen under punkt 1.3 :

"Thomas, Tale og Gorm mener at prosessen rundt avvikling av kontoret på House of Business er forsert og ugjennomtenkt og Thomas og Tale ville ha foretrukket å stemme avholdende, men siden dette vedtaket må gjennomføres for å få lån stemmer Thomas og Tale likevel for. De ønsker å presisere at de mener det er en tabbe å si opp kontoret uten å ha et klart alternativ, og uten å vurdere alternativene som finnes."


 * Merk: Gorm har ingen mulighet for å mene hverken for eller imot, pga. manglende grunnlag. Jeg ville ha utsatt beslutningen til vi faktisk har et grunnlag til å fatte en belutning. Jeg anser uansett saken som avsluttet (og forhastet) og foretrekker å gjøre ting kun en gang.
 * Manuel og Daniel mener imidlertid at dette ikke skulle vært noen avstemning i det hele tatt, fordi styret enstemmig godkjente betingelsene til lånene fra Middelthun og Wium Lie. Blant betingelsene var at kontoret måtte sies opp.

Kan styret godkjenne at protokolltilførselen legges ved forrige referat?

For: Tale Haukbjørk Østrådal, Gorm Hanssen, Daniel Davidsen, Manuel Lains, Thomas Gramstad Mot: Avholdende:

[Enstemmig Godkjent]

[Protokoll tilført]

Prosedyrer for tildeling av tilganger
(Til f.eks. å endre eller opprette epostbrukere, aliaser og epostlister på mail.piratpartiet.no), og ansvarsfordeling (av daglig drift m.m.) mellom sekretariat og tech.

Er tilganger gitt, og ansvarsfordelinger avtalt?

Tale følger opp på å finne ut hvem som faktisk har admin tilgang. Organisasjonskart skal utarbeides. Tale tar ansvaret for det. Daniel etterspør informasjon om hvilke servere vi har, hvem som har tilgang til hva, etc. Techgruppa? Dette bør også inn i organisasjonskartet. Minst 3 bør ha tilgang til det samme for r(ed)und(d)ans. Første skritt er å innhente informasjon om hvordan det er per idag, så tar vi stilling til hvilke endringer det er behov for på neste styremøte.

Innføre rutine for registrering
Innføre rutine for registrering i en logg-fil hver gang en ny e-postadresse @piratpartiet.no opprettes, og at det samtidig sendes en automat-melding til sentralstyret og til sekretariatet om den nye adressen.

Dette for å ha bedre internkontroll med hva som finnes av epostadresser på pir-serveren og hva de brukes til. (Ved underslaget ble det opprettet en "hemmelig" pir-adresse for fakturaer som bare vedkommende visste om og mottok.)

Sentralstyret innstiller å oversende saken til tech og sekretariatet. Diskurs rundt hva dette egentlig er for slags type oppgave, og vi lander på at dette er oppgaver av teknisk natur, men typiske stabsoppgaver. Altså oppgaver en klassisk stabsavdeling står for. Diskusjonen dreier videre mot at man kan få dette inn under et samarbeid mellom sekretariatet og tech-gruppen. Diskurs rundt tiltak for å unngå en ny sjørøver i piratklær med tilganger, også i (og kanskje særlig i) sekretariatet: Intervjurunder og åpenhetsrutiner på rapportering.

Nye og eksisterende medlemmer av sekretariatet skal godkjennes av sentralstyret, og det skal være konsensus i styret om medlemmene.

RT-tracker
Opprette komité for å innføre RT-tracker i PIR, verktøy for å spore og fordele oppgaver.

Dette går under organisasjon, markedsføring/ PR, produktivitet, belønningssystemer. Og dette teamet trenger å være sammensatt av mennesker som har bakgrunn og/eler kompetanse til å kunne løse på dette en god måte, i henhold til våre behov og forutsetninger.

Forslag til personer: Tobias, Thor Harald, Tøystein

Komiteen skal ikke innføre RT, men skal kartlegge våre behov, forutsetninger og hvilke(t) verktøy som passer inn i vår organisasjon.

Tale inviterer de 3 personene til sentralstyremøte for å intervjue dem. Etter erfaring med LiquidFedback med utilstrekkelig forarbeid, vedtatt innført på XLM2013, og til slutt ble det brakklagt (det fungerte ikke for oss..).

Status politiet
Påskeferie. Tilbake på tirsdag. Anders tar kontakt, legger frem status neste styremøte.

Status advokat
Tale ser på jusstudenter, siden vi har stram økonomi. Thomas mener vi trenger å se på betingelser som kan gi kostnadsbesparelser.

Manuel foreslår provisjonsbasert advokathonorar, hvis mulig.

Sosiale medier og Piratpartiets ansikt utad
Vi trenger å finne frem rammeverket. Den langsiktige planen (3-10 årsperspektiv) å putte dette inn i.

Vi har ikke rammeverk. Må anskaffes: En klar og begrunnet plan for all markedsføring og profilering, herunder også sosiale medier og Piratpartiets ansikt utad. Må nødvendigvis utarbeides av noen som kan dette. Når denne er på plass, må vi følge dette verktøyet, siden det vil være vesentlig for å få flere medlemmer og stemmer.

Mediatrening
Som forberedelse til valgkampen burde vi se på muligheten til litt videre mediatrening. Er viktig at vi kommer litt mer fram i lyset og at vi da ikke dummer oss ut.

Vi skal få opp prosedyrer for oppgaveløsning som lar folk få slippe til, men at det samtidig blir lett å lykkes, i hele organisasjonen, i den forstand at oppgaver/prosjekter fungerer for partiet. Vi behandler dette punktet på neste sentralstyremøte. Forøvrig se punkt om RT ovenfor.

Økonomi
Vi har nå gjeld på 300 000,- til henholdsvis Øystein Middelthun og Håkon Wium Lie. Hvordan ser kontantstrømmen ut fremover?

Innbetalt forskudd på partistøtte: NOK 220 000 på 31.03.2015. Anders informerer om ny økonomisk situasjon, og trekker frem overraskende høy leie av piratpartiet.no (NOK 5000 til en venn av ØSM) Vi trenger en ny gjennomgang av vår økonomiske situasjon, og tar sikte på å ha en rapport klar om ca. 2 uker. Manuel uttrykker behov for å få et tydelig bilde av vår økonomi per idag, og så langt fremover som det går an å spå, og ønsker en presentasjon av vår økonomiske situasjon ved neste sentralstyremøte. Anders er med på dette, og viser frem kontantstrømsanalysen. Tale foreslår at alle forbereder seg til neste SSM ved å kikke over kontantstrømsanalysen. På oppfordring viser Anders til at det ikke finnes noen reell fullstendig oversikt over våre utgifter, takket være rotet til vår tidligere partisekretær. Han er på saken, men må inn på hver kontoutskrift, vente på postkassen og gjøre møysommelig lupearbeid. Gorm finner ut hvem som har rekvirert partistøtten forskuddsutbetalt.

Internrevisor er anskaffet: Robin Lange, nestleder i Møre og Romsdal.

Det diskuteres tilgang og krav til sikkerhet på konto. Anders sier at det er på vei, Tale og han skal til DnB og få tak i flere kodebrikker og ordne nytt system med multiple godkjenninger av utbetalinger.

Vi diskuterer økonomi på neste møte.

[Møtet hevet 00.20]