Forbedringsforslag landsmøter

Landsmøtet 2013-03 var veldig bra, en stor takk til Håkon, Opera og alle andre som var med på å arrangere. Som en iterativ tilnærming til landsmøtet - her er en ønskeliste over ting som kan gjøres enda bedre ...

Innkalling

• Innkallingen må være tilgjengelig på wiki og/eller via navigasjon fra piratpartiets forside.
• Alt av tidsfrister for innmelding av forslag og saker må være konkret spesifisert i eposten. (Det kom som en liten bombe på flere av oss at vi ikke hadde flere valgalternativer enn de forslagene som var meldt inn).
• Delegatene bør oppfordres til å ta med laptop.
• Innkallingen må spesifisere at i tilfelle teknisk svikt vil bare oppmøtte delegater innvilges stemmerett.
• Fastsette dato og sted noen måneder i forveien, slik at de som bor lengere unna får tid til å ordne seg fri og få greie priser på flybillett (Står det ikke noe i vedtektene om når innkallingen skal sendes ut? Kanskje vi trenger en vedtektsendring? Det kan slenges inn her: Forslag til saker landsmøte 2013-06)

Saksdokumenter og dagsorden

• Forslag som meldes inn må være lett tilgjengelig både før og under møtet (i.e. på wikiside, pluss sendt ut til medlemmene etter at fristen for å melde inn forslag har løpt ut). Innmeldte forslag bør ikke komme som en bombe under landsmøtet - idéelt sett bør forslagene allerede ha vært gjennom en viss digital debattering og kvalitetssikring forut for møtet.
• Dagsorden må være tilgjengelig online og oppdateres i sanntid under møtet dersom det skjer forskyvninger eller omrokkeringer.
• For å få så ryddig saksbehandling som mulig, må alle saksdokumenter som skal diskuteres være tilgjengelig for landsmøtedelegatene en god stund før landsmøtet starter. Gjerne to-tre uker, slik at alle har god tid og mulighet til å sette seg inn i hva man skal ta opp.
• Lokallag, fylkeslag og medlemmer bør oppfordres til å fremme uttalelser de ønsker at partiet skal innlemme i sin politiske portefølje. (Jo mer politikk vi diskuterer med hverandre, jo bedre blir vi alle sammen!)

Fysiske lokaler

• Infrastruktur for kaffe, te og kakao bør være testet ut på forhånd :-)
• Det må være testet ut om nettinfrastrukturen kan håndtere alle delegatene.
• Det bør være organisert nok skjøteledninger til at alle får strøm til utstyret sitt.
• Noe slags form for garderobeløsning. :-)
• Lunchtidspunkt, lunchmeny og evt lunchkostnad bør være kjent for deltakerne forut for møtet
• Det var et whiteboard i lokalet som ble brukt til wifi-passord. En slik tavle burde kanskje stått litt mer sentralt, og blitt brukt også for kort-URL'er, andre passord, etc.
• Video av slides fra prosjektøren fungerer veldig dårlig. Alt som vises på prosjektør bør være tilgjengelig på nett, og URL'er kan slenges på chat-kanal e.l. Kanksje det er mulig med en teknisk løsning slik at alt som vises på prosjektør streames separat.
• De som holder presentasjoner bør helst ikke stå foran prosjektøren, og heller ikke stå på en slik måte at de blokkerer utsikt til slides for de som sitter ytterst.
• Crèche-tjeneste :D (Øystein Jakobsen gjorde en glimrende jobb under verktøysdebatten)
• Vi bør ha en talerstol eller mikrofoner som kan sendes rundt - diskusjoner fra overalt i salen er ikke like lett å få med seg for alle, og det kan lett bli for lav lyd til at pirater utenfor landsmøtesalen kan følge med i ordskiftene.
• A4/A5-ark med delegatnummer som kan brukes for å tegne seg til talerliste og ved avstemminger.
• Møtelokaler der alle får bord foran seg. Uten bord er det mange ting som lett forsvinner under pauser.

Fjerndeltagelse og avstemminger

• Elektronisk avstemming basert på BYOD funket dårlig; skal man ha digital avsteming må løsningene være gjennomtestede forut for landsmøtet (og folk må evt forhåndsregistrere seg).
• Man må få til en registreringsløsning for fjerndeltagende stemmeberettigede medlemmer på landsmøtet, slik at disse kan avgi stemmer på nett, og slik at man får verifisert at ingen oppmøtte delegater blir i stand til å avgi dobbeltstemme dersom man benytter håndsopprekning i møtelokalet.
• Man trenger en offisiell chat-løsning (i.e. IRC med webgrensesnitt, slik det ble gjort under videostreamingen søndag).
• Man trenger en person (helst en ekstern person som ikke også har "ansvar" for å fremme egne meninger på møtet) som kan være offisielt bindeledd mellom IRC og det fysiske landsmøtet, dvs svare på spørsmål på IRC og fremme synspunkter fra IRC-kanalen muntlig i møtet.
• Refereringen bør skje så nært sanntid som mulig, slik at fjerndeltagere kan følge med på hva som foregår uavhengig av videostreaming.

Møteledelse og dagsorden

Vi trenger et klart slutttidspunkt som må overholdes, slik at de som skal rekke tog/fly kan være med på de siste avgjørelsene. (hvordan kan man praktisk forhindre at man blir sittende på overtid? Er det nok å foreslå her at man er streng på å sette strek, eller er det nødvendig med reglementsendring?)

Festivitas

• Pris/egenandel på resturantbesøk bør være forhåndsspesifisert
• Man bør velge et sted hvor det er mulig å få kjøpt godt og/eller billig fatøl
• Man bør forsikre seg om at feststedet har god nok nettinfrastruktur :-)
• (Evt organisere landsmøtefesten som et lukket arrangement - men man må være veldig forsiktig mtp alkohol og mindreårige)